Zamanı Kullanmak-Kim Hangi İşi Yapacak?

Kobi reklam ajanslarının bir çoğu önce çizgi altı olarak tanımlanan işleri üreterek çalışmaya başlar. Broşürler, kataloglar, poster-afişler ve benzeri basılı materyaller… Bu işlerin 2 boyutu vardır, tasarım ve uygulama/uyarlama. İşin tasarım kısmı daha çok grafik tasarımcı veya sanat yönetmenleri tarafından yapılırken, tasarlanan işin uygulanması ve iş onaylandıysa orijinal çalışması uygulamacı grafikerler veya mac operatörleri tarafından yapılır.

En azından işlerin böyle yapılması öngörülür. Ancak kazın ayağı öyle değildir. Kısıtlı olan ajans bütçesi kısıtlı insan istihdamı demektir. Çoğunlukla ajans ilk kurulduğunda ekibe kurucu olarak dahil olan bir tasarımcı bulunur. Tasarımcı ajansın bütün yükünü sırtlar, iş ayırt etmeksizin her şeyi yapmaya çalışır. Ancak bu noktada masrafa girip uygulamacı grafikeri bünyeye dahil edemeyen ajans bir şeyi gözden kaçırır. Bir kişi ile sınırlı olan üretim hızı ve miktarı, esas becerisi uygulama olmayan bir kişi ile işleri kotarmaya çalışınca iyice yerlere serilir. Ayrıca hepimiz biliyoruz ki “tasarımcı” olarak çalışanların saatlik maliyetleri “uygulamacı” olarak çalışanlara göre çok daha yüksektir. Özetle ajans mevcut imkanlarının kısıtlı olması ve bu sebeple ekibi genişletememesi yüzünden işi pahalıya maleder, işi daha çok zaman harcayarak üretir, ekip motivasyonu düşer. Yani kar edeyim derken üç kere zarar eder. Tüm bunlara ek olarak potansiyel müşteriler için çalıştırması gereken tasarımcısının zamanını yanlış işlerle doldurduğu için “new business” tarafında da gol yer.

Bu durum devam ettiği müddetçe ajans sarmalın içinde boğulmaya, ekibe yüklenmeye başlar. İş yükü sebebiyle, moraller bozulur, sinirler gerilir, tasarımcı aslında yapması gerekeni yapamadığından şikayet ederken, ajans yöneticisi de işlerin doğru gitmemesinden yakınır.

Bu durumun tam tersi bünyesine tasarımcı dahil edemeyen ajanslarda da olur. Tasarruflu olsun diye uygulamacı grafikerlere veya mac operatörlerine tasarım yaptırmaya çalışınca işlerin birçoğu satılamaz. Ajans yine aynı sinir, moral bozukluğu ve maddi zarar kaybına girer. Üstelik bu kez ajansın potansiyel müşteriler nezdinde reputasyonu da zarar görür, gelecek muhtemel işler daha şimdiden kaybedilir.

Yukarıda bahsi geçen durumlar ayrıca sektörün “turnover”ı yüksek bir sektör olarak tanımlanmasında da önemli bir etkendir.

Reklam ajansları takım oyununun en iyi biçimde sergilenmesi gereken, herkesin kendine özel iş tanımlarının olduğu işletmelerdir. Nasıl futbol takımları sadece defans veya sadece forvet oyuncularından kurulamıyorsa, ajanslar da sırf maliyet yüzünden belirli profildeki çalışanlardan kurulu olamaz. Eğer öyleyse de maç kazanmaları için gerçekten şansa ihtiyaçları vardır.

Peki ne yapılmalı? Herşeyden önce reklamcılığın ve reklam ajansının doğasını ve süreçlerini iyi kavramak, bu doğrultuda iyi bir iş planı hazırlamak gerekir. Reklam ajansı hangi alanda faaliyet göstereceğini, ağırlıklı olarak ne tür işler üreteceğini açık ve net tanımlamalıdır…

İyi Bir Yönetici Olmak İçin

İster reklam ajansı yönetin, ister süpermarket. İş sahibi olup, işini geliştirmek isteyenler için bazı kurallar öylesine klasik  ki, neredeyse her işletme sahibi için değişmez nitelikte. Bu kuralların birçoğuna bugün pıtrak gibi türeyen iş ve yönetim kitaplarında rastlayabiliyoruz ama Dale Carniege bu işin en eskilerinden. Yazdığı “Dost Kazanma ve İnsanları Etkileme Sanatı“nın ilk basım tarihi 1937. Kitabın basım tarihi dünden bugüne aslında insan doğasında çok şeyin değişmediğinin de bir kanıtı sanki. İşte AjansMetre gözünden bir iş sahibi veya yönetici  için önemli olabilecek başlıklar;

İnsan ilişkilerinde temel yöntemler

  1. Eleştirmeyin, kınamayın, şikayet etmeyin.  (Bal toplamak için kovana çomak sokma) Eleştiri sonucunda karşınızdaki savunmaya geçer. Anlamsızdır. Ortaya çıkan gücenme duygusu moral bozar ve eleştirilen durumun düzelmesini sağlamaz.
  2. Dürüst ve içten övgüyü esirgemeyin.İnsanlarda çalışma isteği yaratmak için takdir etmek eleştiriden daha etkilidir, çünkü herkes takdir edilmek ister. İnsanları inciterek değiştiremezsiniz. İçten yapılan takdirdir, yapmacık olan yağcılıktır.
  3. Karşınızdakinde istek uyandırın.  (Destek almanın yolu)Karşımdaki ne istiyor, benim isteğim ile onunki nasıl kesişebilir?

İnsanların hoşlanmasını sağlamanın yolu

  1. Başkalarıyla içtenlikle ilgilenin. (iyi karşılanmanın yolu)
  2. Gülümseyin. (iyi bir ilk etki)
  3. İnsanların sizinle iyi vakit geçirmesini istiyorsanız siz de onlarla iyi vakit geçirmelisiniz.Sizi mutlu ya da mutsuz eden şey neye sahip olduğunuz, kim olduğunuz değil, bunlar hakkında sizin ne düşündüğünüzdür.
  4. İsim ile hitap etmeyi başarın.
  5. İyi bir dinleyici olun. İnsanlara kendilerinden söz etme fırsatı verin. (iyi bir konuşmacı olmak için)
  6. Karşınızdakinin ilgileneceği konulardan söz edin. (insanların ilgisini çekmek için)
  7. Karşınızdakinin önemli biri olduğunu hissettirin ve bunu içtenlikle yapın. (insanların sizden hoşlanması için)

İnsanların sizinle fikir birliğine varmasının yolu

  1. Bir tartışmadan en iyi sonucu almanın tek yolu tartışmadan kaçınmaktır. İnsan düşüncelerinin yanlışlığı kanıtlansa da aynı düşüncede olmaya devam eder. Yani zorla ve zaferle birşeyleri kabul ettirmek imkansızdır.
  2. Anlaşmazlıkları makul karşılayın.
  3. İçgüdüsel tepkinize güvenmeyin. (Tartışma başladığında insan hemen savunmaya geçer, bunun yerine serinkanlı kalmayı başarmak gerek.)
  4. Kendinize hakim olun.
  5. Önce dinleyin.
  6. Önce bir anlaşma noktası bulmaya çalışın.
  7. Dürüst olun.
  8. Rakibinize bu vakti ayırdığı için teşekkür edin.
  9. Problem üzerinde düşünecek zamanı yaratmak için eylemi erteleyin.
  10. Tartışma yaşayacaksanız ne kazanıp ne kaybedeceğinizi iyi tartın.
  11. Başkaların görüşüne saygı duyun ve asla “yanılıyorsun” demeyin. (Düşman kazanmamak için)İnandığımız düşüncelerimizi sürdürmek isteriz, karşı çıkıldığında onlara daha çok sarılırız.
  12. Eğer hatalıysanız bunu hasıraltı etmek veya toparlamak yerine dürüstçe kabul edin.
  13. Öfke yerine dostça yaklaşın.  Isıtan ve gülen güneş bir adamın paltosunu esen gürleyen bir rüzgardan daha kolay çıkarttırır.
  14. Karşınızdaki kişiye soracağınız sorularla evet dedirterek fikrinizi ortaya koyun. Hayır dedirterek başarılı olamazsınız.
  15. Bırakın karşınızdaki kişi daha çok konuşsun. (Şikayetlere karşı güvenlik sübabı.)
  16. Bırakın karşınızdaki fikirlerin kendisinden çıktığını sansın.
  17. Olayları karşınızdakinin bakış açısından görmeye çalışın.  Karşınızdakilerin  fiki r  ve arzularına anlayış gösterin.
  18. Kişilerin hassas oldukların konulara yönelin. Şikayet veya görüşlerini anlamaya çalışın.
  19. Anlatmak istediğinizi dramatize edin, tiyatrosunu oynayın.
  20. Meydan okuyun, “korktuğun için seni suçlamıyorum, o işi daha güçlü birine vermem lazım.”

Liderlik için

  1. Hata bulmanız veya hatayı söylemeniz gerekiyorsa önce övün. Traştan önce köpük sürün.
  2. İnsanlara hatalarını dolaylı yoldan gösterin
  3. Önce kendi hatanızı söyleyin.
  4. Kimse emir almaktan hoşanmaz, aynı çıkar için o işin yapılması gerektiğini anlatın. Sorular sorarak o kişinin de işin içine katılmasını sağlayın.
  5. Kimsenin hatasını yüzüne vurmayın.
  6. En küçük gelişmeleri bile övün.
  7. Karşınızdaki kişiye korumak isteyeceği bir özellik yakıştırın.
  8. İnsanları yüreklendirerek yaptıkları hataları kolayca düzeltebileceklerine inanmalarını sağlayın.
  9. İnsanların isteklerinizi severek yerine getirmelerini sağlayın.

Ajansı Kurmak Yeter mi?

İşinde çok başarılı müşteri temsilcileri, sayısız etkileyici işe imza atmış sanat yönetmenleri veya kimsenin aklına gelmeyenleri inanılmaz reklam fikirlerine dönüştüren metin yazarları. Reklam sektöründe çalışan neredeyse hemen herkesin gönlünde bir gün “kendi ajansının sahibi olmak” hayali vardır. (Bu isimle –Kendi Ajansı– faaliyet gösteren bir ajans bile var !)

Ülkemizde yaşanan çok standart bir süreçtir, “hadi abi, bu kadar çalışıyoruz, başkası için çalışacağımıza kendimize çalışırız en azından” muhabbeti ile başlayan reklam ajansı kurma macerası…

Reklamcılık sektörüne neredeyse her gün bu hevesle kurulan birçok yeni ajans ya da ajans türevi işletme dahil oluyor, bir çoğu çok geçmeden çeşitli sebeplerle eriyip gidiyor. Büyük ümitlerle ve heveslerle kurulan bu kobi’lerin hayat döngüsüne bakıldığında genelde birçok benzerlik görünüyor. Aynı evreler, aynı sorunlar veya şikayetler, aynı hatalar ve aynı sonuçlar…

Reklam dünyasının cazibesi, “yaratıcılık” ve tasarım tutkusu ve daha birçok ışıltılı sektörel özelliğin yanında bu işte de yöneticinin mantıklı, rasyonel bir iş insanı olması şart. Bu işin de çok basit bazı matematik kuralları ve mantığı var. Amacımız bu bilgileri iş insanları ile paylaşmak, bilgi ve tecrübe havuzunu geliştirmek.

Bilgilerimizi paylaşmak isteyenlere hoş geldin, kendi tecrübelerini yaşayıp öğrenmek isteyenlere iyi şanslar diyoruz!

Klasik Ajans Öyküsü

Ajans Klişeleri

 Ajansta mesai hiçbir zaman saat 9:00’da başlamaz, insanların gelmesi ve aktif olarak çalışmaya başlaması 10:00’u bulur.

 Ajansta mesai çoğu zaman 19:00’da bitmez. İşlerin sıkışıklığından 8’leri, 9’ları bulur çıkmak.

 Çalışanlar geç çıktıkları için, ajans sahibi çalışanların güne geç başlamaları sebebiyle gerilirler.

 Gece kalma alışkanlığı sebebiyle çalışanlar gün içinde işleri ile ilgili yeterli konsantrasyonu gösteremezler.

İşler uzar, sarmal devam eder.

Ajansta geçirilen zaman uzar ama yapılan işin süresi değişmez. (Verim düşer)

Akşam mesaileri ekstra gider kalemleri yaratır. (Yol, yemek, ofis)

İş yoğunluğu öngörülemediği için iş birkaç çalışanın omzuna yığılır.

Sıralı işlerde diğer çalışanlar, işin kendilerine gelmesini beklerken boşa zaman geçirirler.

Boşta olan çalışan art direktör olabilir, boşta olduğu için kendisine bir uygulama işi verilir. İşin maliyeti artar. Bu sırada gelen bir tasarım işine zaman ayrılamaz.

Planlama ve işleyiş mükemmel olsa bile ajans ekstra harcadığı zamanların maliyet ve karlılığını hesaplayamadığı için karı çalışanları ile paylaşamaz.

Çalışanlar çok çalışıp az kazandıklarını, ajans sahibi az çalışılıp az kazanıldığını düşünür durur.

Girişimci – İşveren – Çalışan

Girişimcilerin çoğu aslında gerçek girişimci olmayıp, bir an için “girişimcilik hevesine” kapılarak iş kurmuş teknisyenlerdir. İşletmede yapılan teknik çalışmadan anlamak bu teknik çalışmayı yapacak bir iş kurmaktan anlamakla aynı şey değildir. İşin üzerinde olmakla işin içinde olmak arasındaki nüans başarıyla doğru orantılıdır.

İş sahipleri çalışanların işi kendileri gibi sahiplenmelerini isterler. Böyle olmadığını görmek hayal kırıklığına dayalı bir öfke birikimine neden olur. Kritik soru şudur: İş sahibini rutin işlerden kurtararak, yapmak istediklerini yapabilme özgürlüğü sağlayacak şekilde, işletmede yapılan işler ideal standartlarda nasıl yapılabilir? Cevap kısa ve net: Sistemler ile… Evet, çalışanların başarılı olması sistemlerin başarılı olması ile doğrudan ilişkilidir. İşi sistemler yapar, insanlar sistemleri işletir. Sistemlerin sağlıklı işlemesi ise doğru bir delegasyon ve iyi yapılandırılmış iletişim stratejisi ile mümkündür.

Özgür Kaşifler‘den…