Zamanı Dürüstçe Harcamak-Ödül ve Ceza

Ajansmetre’nin demo kullanım sürecinde sık sık karşı karşıya kaldığımız bazı durumları burada paylaşıp örnek olaylar üzerinden değerlendirme yapmak istiyoruz.  Bunlardan en önemlisi Ajansmetre’nin çalışan ve yönetici arasındaki ilişkiye etkisi.

Ajansmetre’yi kullanmaya başlayan ajansların birçoğunda gördüğümüz ilk tepki tabi ki çalışanlardan geliyor. Çalışanlar  bir şekilde “Big Brother Is Watching You” psikolojisi ile Ajansmetre’den rahatsızlık duyuyorlar. “Patron” veya yönetici de Ajansmetre’yi kullanmaya başladıktan sonra kendisine düşen hiçbirşey yokmuş gibi zannediyor. Oysa ki Ajansmetre her iki tarafın da performansını sorgulayan, transparan hale getiren bir yapı içeriyor.

Kullanım öncesi çalışanlara mutlaka şunu söylüyoruz;

“Ajansta geçirdiğiniz zamanı siz de, biz de çok iyi biliyoruz, üretmek, tasarlamak için mutlaka nefes almak, surf yapmak, oyun oynamak, sohbet etmek gerekebilir, kimsenin 9-10 saat boyunca gözlerini monitörden ayırmadan iş yapması mümkün değil. Ama gelin dürüst olalım, o gün canınız çok çalışmak istemiyorsa ve bir – iki saat oyalandıysanız bunu sisteme “boş” olarak girin. Bu sizin aylak, lakayıt olduğunuzu değil, öncelikle dürüst ve işletmenin çıkarlarını gözeten bir çalışan olduğunuzu gösterir. Çünkü yeri geldiğinde belki de geceli gündüzlü çalışıyor ve zatan fazlasını işletmeye veriyorsunuzdur. Siz yaptığınızı yapmaya devam edin, eğer sorumluluk sahibi, ne yaptığını bilen bir çalışansanız zaten Ajansmetre bu bilgiyi patronunuza olduğu gibi gösterecektir. Patronunuz bunu görmüyorsa da, siz de artık ne yaptığınızı ve ne fayda ürettiğinizi biliyor ve hatırlıyor olacaksınız.”

Doğru raporlama için doğru veri girişi şart, bir aylık rapor çıkarmak için her bir çalışanın her gün verilerini doğru girmesi gerekiyor ki en doğru yoruma ulaşılabilsin. İşte bu yüzden çalışanların Ajansmetre’ye giriş motivasyonu çok önemli. Bu girişlerin neye yaradığını anlaması, karşılıklı bir fayda için yapıldığını kavraması gerekiyor. Yani “boş”lara, “diğer”lere takılmadan ne yaptığını açıklıkla ortaya koymalı ki emeğinin karşılığını alabilsin.

Patronun görevi de çalışanın girişlerini ve dolayısıyla raporları düzenli takip etmek zorunda, çalışanı eğer “boş” girdiyse buna kafayı takmadan aylık performansları değerlendirmeli, “grafikerim bu ay nasıl bir performans gösterdi, bize para kazandıracak işleri hatasız ve minimum zamanda çıkarabildi mi, çok mu çalıştı, mesaisini çok mu aştı?” gibi soruları dürüst ve adaletli biçimde cevaplandırmalıdır.

Ajansmetre kullanılırken akla hep verimsiz çalışanların cezalandırılması akla geliyor ama madalyonun iki yüzü var. Ajansmetre’nin asıl amacı ekip içinde verimi artırmak, ajansın kazancını yükseltmek. İşte bu yüzden patron verimsizliği sorgularken, kendi yoğurt yeme biçimine göre mutlaka verimliliği de ödüllendirmeli, çalışanları motive etmeli. İşte bu belki de en önemli sorumluluğu yine iş sahibine veya yöneticiye yüklüyor:  Ödül mü, ceza mı?

Zamanı Kullanmak-Kim Hangi İşi Yapacak?

Kobi reklam ajanslarının bir çoğu önce çizgi altı olarak tanımlanan işleri üreterek çalışmaya başlar. Broşürler, kataloglar, poster-afişler ve benzeri basılı materyaller… Bu işlerin 2 boyutu vardır, tasarım ve uygulama/uyarlama. İşin tasarım kısmı daha çok grafik tasarımcı veya sanat yönetmenleri tarafından yapılırken, tasarlanan işin uygulanması ve iş onaylandıysa orijinal çalışması uygulamacı grafikerler veya mac operatörleri tarafından yapılır.

En azından işlerin böyle yapılması öngörülür. Ancak kazın ayağı öyle değildir. Kısıtlı olan ajans bütçesi kısıtlı insan istihdamı demektir. Çoğunlukla ajans ilk kurulduğunda ekibe kurucu olarak dahil olan bir tasarımcı bulunur. Tasarımcı ajansın bütün yükünü sırtlar, iş ayırt etmeksizin her şeyi yapmaya çalışır. Ancak bu noktada masrafa girip uygulamacı grafikeri bünyeye dahil edemeyen ajans bir şeyi gözden kaçırır. Bir kişi ile sınırlı olan üretim hızı ve miktarı, esas becerisi uygulama olmayan bir kişi ile işleri kotarmaya çalışınca iyice yerlere serilir. Ayrıca hepimiz biliyoruz ki “tasarımcı” olarak çalışanların saatlik maliyetleri “uygulamacı” olarak çalışanlara göre çok daha yüksektir. Özetle ajans mevcut imkanlarının kısıtlı olması ve bu sebeple ekibi genişletememesi yüzünden işi pahalıya maleder, işi daha çok zaman harcayarak üretir, ekip motivasyonu düşer. Yani kar edeyim derken üç kere zarar eder. Tüm bunlara ek olarak potansiyel müşteriler için çalıştırması gereken tasarımcısının zamanını yanlış işlerle doldurduğu için “new business” tarafında da gol yer.

Bu durum devam ettiği müddetçe ajans sarmalın içinde boğulmaya, ekibe yüklenmeye başlar. İş yükü sebebiyle, moraller bozulur, sinirler gerilir, tasarımcı aslında yapması gerekeni yapamadığından şikayet ederken, ajans yöneticisi de işlerin doğru gitmemesinden yakınır.

Bu durumun tam tersi bünyesine tasarımcı dahil edemeyen ajanslarda da olur. Tasarruflu olsun diye uygulamacı grafikerlere veya mac operatörlerine tasarım yaptırmaya çalışınca işlerin birçoğu satılamaz. Ajans yine aynı sinir, moral bozukluğu ve maddi zarar kaybına girer. Üstelik bu kez ajansın potansiyel müşteriler nezdinde reputasyonu da zarar görür, gelecek muhtemel işler daha şimdiden kaybedilir.

Yukarıda bahsi geçen durumlar ayrıca sektörün “turnover”ı yüksek bir sektör olarak tanımlanmasında da önemli bir etkendir.

Reklam ajansları takım oyununun en iyi biçimde sergilenmesi gereken, herkesin kendine özel iş tanımlarının olduğu işletmelerdir. Nasıl futbol takımları sadece defans veya sadece forvet oyuncularından kurulamıyorsa, ajanslar da sırf maliyet yüzünden belirli profildeki çalışanlardan kurulu olamaz. Eğer öyleyse de maç kazanmaları için gerçekten şansa ihtiyaçları vardır.

Peki ne yapılmalı? Herşeyden önce reklamcılığın ve reklam ajansının doğasını ve süreçlerini iyi kavramak, bu doğrultuda iyi bir iş planı hazırlamak gerekir. Reklam ajansı hangi alanda faaliyet göstereceğini, ağırlıklı olarak ne tür işler üreteceğini açık ve net tanımlamalıdır…

Ajans Klişeleri

 Ajansta mesai hiçbir zaman saat 9:00’da başlamaz, insanların gelmesi ve aktif olarak çalışmaya başlaması 10:00’u bulur.

 Ajansta mesai çoğu zaman 19:00’da bitmez. İşlerin sıkışıklığından 8’leri, 9’ları bulur çıkmak.

 Çalışanlar geç çıktıkları için, ajans sahibi çalışanların güne geç başlamaları sebebiyle gerilirler.

 Gece kalma alışkanlığı sebebiyle çalışanlar gün içinde işleri ile ilgili yeterli konsantrasyonu gösteremezler.

İşler uzar, sarmal devam eder.

Ajansta geçirilen zaman uzar ama yapılan işin süresi değişmez. (Verim düşer)

Akşam mesaileri ekstra gider kalemleri yaratır. (Yol, yemek, ofis)

İş yoğunluğu öngörülemediği için iş birkaç çalışanın omzuna yığılır.

Sıralı işlerde diğer çalışanlar, işin kendilerine gelmesini beklerken boşa zaman geçirirler.

Boşta olan çalışan art direktör olabilir, boşta olduğu için kendisine bir uygulama işi verilir. İşin maliyeti artar. Bu sırada gelen bir tasarım işine zaman ayrılamaz.

Planlama ve işleyiş mükemmel olsa bile ajans ekstra harcadığı zamanların maliyet ve karlılığını hesaplayamadığı için karı çalışanları ile paylaşamaz.

Çalışanlar çok çalışıp az kazandıklarını, ajans sahibi az çalışılıp az kazanıldığını düşünür durur.